ই-মেল কখনই হালকা ভাবে নেওয়া উচিত নয়। এটা খুবই গুরুতর বিষয়। পাঠাতে হবে তাই পাঠিয়ে দিলাম মনোভাব যেন একেবারেই না হয়। বিশেষ করে ই-মেল যদি অফিসিয়াল হয়, তা হলে আরও অনেক বেশি সতর্ক থাকা উচিত। তা না হলে বসের কাছে আপনার গুরুত্ব কমে যেতে পারে। পারফেক্ট ই-মেল কী রকম হওয়া উচিত দেখে নিন
আপনার ই-মেলে প্রথম যেটা বসের চোখে পড়বে তা হল ‘সাবজেক্ট লাইন’। তাই ই-মেলের বিষয় অনুযায়ী একটা নির্দিষ্ট ‘সাবজেক্ট লাইন’ দেওয়াটা খুবই জরুরি।
ই-মেল হয়তো এতটাও জরুরি নয়, অথচ ই-মেলে লেখা ‘আর্জেন্ট’। এরকম করা একেবারেই অনুচিত। এতে বসের বিশ্বাসযোগ্যতা এবং আপনার প্রতি তাঁর ধারণার অবনতি হবে।
ইমেল করার সময় তাড়াহুড়ো করবেন না। সুস্থির মস্তিষ্কে টাইপ করুন। পাঠানোর আগে অবশ্য একবার সবটা দেখে নেবেন। কোনও টাইপো বা বানান যেন ভুল না থাকে। কিংবা অনেক সময়ই আমরা সময় বাঁচাতে কোনও শব্দ ছোট করে লিখে ফেলি। যেমন এস-ও-আর-আর-ওয়াই (সরি) পরিবর্তে লিখে থাকি এস-আর-ওয়াই। টি-এইচ-অ্যা-এন-কে-এস (থ্যাঙ্কস) বদলে লিখে থাকি টি-এইচ-কে-এস। কিন্তু জানেন কি আপনার এই আচরণ আপনার অলসতার পরিচয়। আপনি হয়তো তা মনে করেন না। কিন্তু বসের কাছে আপনার সম্বন্ধে এমনই বার্তা পৌঁছবে।
আপনি যে খুশি বা আপনি হতাশ বা অন্য কিছু, টাইপ করার সময় নিজের মনের ভাব কখনও ইমোজি দিয়ে প্রকাশ করবেন না। এটা সহজ উপায় হলেও আপনার উপর বসের মনোভাব খুব একটা সহজ হবে না।
যতি চিহ্নের ব্যবহার করার সময়ও অনেক সতর্ক হতে হবে। ধরুন, বিস্ময়সূচক চিহ্নের ব্যবহার করতে চান। পর পর অনেকগুলো বিস্ময়সূচক চিহ্ন দিয়ে দিলেন (!!!!!)। এটা কিন্তু সঠিক পদ্ধতি নয়।
সিসি এবং বিসিসি। ই-মেলে গ্রাহকের জায়গায় এই দুটো সকলেই দেখে থাকবেন। ব্যবহারও করে থাকন। কিন্তু কোন কোন ব্যক্তিকে এই দুই জায়গায় রাখবেন, তা নিয়ে স্পষ্ট ধারণা থাকা প্রয়োজন। অকারণ সিসি-বিসিসি-তে ই-মেল আইডি যোগ করে দেওয়াটা অনেকেই পছন্দ করেন না।
যা লিখতে চান। খুব ছোট এবং স্পষ্টভাবে লিখুন। অহেতুক এটা-ওটা লিখে ই-মেলের আকার বড় করবেন না। ই-মেলে কোনও অ্যাটাচমেন্ট দিতে হলে ছোট সাইজের ফাইল আপলোড করুন। না হলে ই-মেল খুলতে অনেক সময় লাগবে।
অফিসিয়াল ই-মেলের প্রত্যুত্তর দিতে খুব বেশি দেরি করবেন না। ধরা যাক আপনি ভীষণ ব্যস্ত। তা সত্ত্বেও ই-মেল দেখার সঙ্গে সঙ্গে এক লাইনে কিছু উত্তর দিয়ে দিন। যিনি মেল করছেন তাঁর যেন কোনও ভাবেই মনে না হয়, আপনি তাঁকে গুরুত্ব দিচ্ছেন না।